Fungsi Arsip

     Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.

 1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

 2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

 Sifat dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :
  • Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
  • Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan. 
  • Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Syarat-Syarat Pegawai Asip

1.          Ketrampilan             Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh pegawai kearsipan, ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip. Demikian pula, seorang pegawai kkearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan pegawai arsip tersebut dapat menyajikan data tepat waktu. 2.         Ketelitian             Dimaksudkan bahwa pegawai kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Pegawai arsip harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesa...
Baca selengkapnya

Syarat-Syarat Petugas Arsip

Syarat-Syarat Petugas Arsip  Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimilik, yaitu : berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal. memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat. Memiliki kecermatan. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yangkecil. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.      Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum,ketrampilan dan kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : Menguasai pengetahuan tata kearsipan. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami peralatan-peralata...
Baca selengkapnya

Arsip dan Kearsipan

      Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda  archief   yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.   Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tuna...
Baca selengkapnya